Funktionen der Software für Vertragsverlängerungen
Das sind die Funktionen, die es heute im Produkt gibt. Jeder Abschnitt sagt, was gespeichert oder angezeigt wird, und nennt ein konkretes Beispiel. Die App selbst ist auf Englisch, deshalb stehen Bezeichnungen wie Agent Setup im Original.
Anbieter- und Vertragsregister
Jeder Anbieter hat einen oder mehrere Verträge. Jeder Vertrag speichert Titel, geschätzte Jahreskosten, Währung, Auto-Renew-Kennzeichen, Status und einen Link auf die Quellklausel. Du legst sie von Hand in der App an.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Anbietername, Kategorie, Vertragstitel, Jahreskosten, Auto-Renew-Kennzeichen, Status, Quell-URL.
Beispiel: Lege „Harbor CRM, Jahresabo, 18.000 US-Dollar, verlängert sich automatisch“ an und verlinke das Bestellformular, in dem die Laufzeit steht.
Drei getrennte Termine
Jeder Vertrag führt ein Verlängerungsdatum, eine Kündigungsfrist und eine Vorlaufzeit für die Entscheidung. Eine Person markiert die Kündigungsfrist als anhand des Vertrags geprüft. Die Software rät nie ein Datum.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist, Vorlauf in Tagen, wer die Frist wann geprüft hat und woher das Datum stammt.
Beispiel: Das Verlängerungsdatum ist der 30. September, die Kündigungsfrist endet am 31. August und die Vorlaufzeit beträgt 30 Tage. Der interne Entscheidungstermin ist also der 1. August.
CSV-Import
Importiere viele Verträge auf einmal aus einer CSV-Datei. Die Zeilen werden vor dem Speichern geprüft, und importierte Termine gelten als importiert, bis eine Person sie bestätigt.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Dieselben Vertragsfelder wie bei der manuellen Eingabe, mit der Herkunft „CSV-Import“ beim Datum.
Beispiel: Lade eine CSV-Datei aus deiner Tabelle mit den Spalten Anbieter, Titel, Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist hoch und sieh dir das Prüfergebnis an, bevor du speicherst.
Prüf-Routing für Fachbereich, Finanzen und IT
Öffne zu einem Vertrag eine Verlängerungsprüfung und lade je Rolle eine prüfende Person ein. Die Einladung ist eine E-Mail mit persönlichem Link. Die Prüfenden antworten mit keep, reduce, stop oder unsure und nennen kurz den Grund.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Rolle, E-Mail-Adresse, Status, Auswahl, Begründung und Zeitpunkt der Antwort.
Beispiel: Lade die IT-Leiterin zur Prüfung von Cedar Hosting ein. Sie antwortet „reduce“ und erklärt, dass zwei Umgebungen ungenutzt sind.
Prüfseite ohne Konto
Der Link in der Einladung öffnet eine einzelne Seite, auf der die prüfende Person die Vertragsübersicht sieht und ihre Antwort abgibt. Der Link wird in der Datenbank als Hash gespeichert, läuft nach 14 Tagen ab und funktioniert nur einmal.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Ein gehashtes Token, sein Ablaufdatum und der Zeitpunkt der Nutzung.
Beispiel: Jemand aus Finanzen klickt auf den Link in der E-Mail, antwortet in unter einer Minute und legt nie ein Login an.
Entscheidungsprotokoll
Eine berechtigte Person hält die endgültige Entscheidung fest: renew, renegotiate, prepare cancellation oder defer. Die Entscheidung wird mit Begründung und Beleglinks neben jeder Antwort der Prüfenden gespeichert.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Endgültige Entscheidung, Begründung, Entscheider, Zeitpunkt, Beleglinks und Notizen.
Beispiel: Halte für Atlas Analytics „renegotiate“ fest, mit Link zum Nutzungsbericht und dem Hinweis, dass der Preis bei der Verlängerung um 20 Prozent steigt.
Dashboard und Aktivitätsverlauf
Die Übersicht zeigt, welche Kündigungsfristen nahen, welche Termine noch ungeprüft sind und welche Prüfungen auf Antworten warten. Der Aktivitätsverlauf listet jede Statusänderung mit Akteur und Quelle.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Lesende Ansichten auf Verträge, Prüfungen und Audit-Ereignisse. Audit-Ereignisse speichern Akteur, Aktion, vorherigen und neuen Wert und die Quelle (Web, MCP, System oder E-Mail-Link).
Beispiel: Sieh, dass die Kündigungsfrist von Harbor CRM in 12 Tagen endet und Finanzen noch nicht geantwortet hat.
Lesender MCP-Endpunkt
Der Tarif Growth enthält einen MCP-Endpunkt mit sechs lesenden Tools. Das Token erstellst du im Bereich Agent Setup. Es gilt für genau einen Workspace, und nur sein Hash wird gespeichert.
Was gespeichert oder angezeigt wird: Token-Hash, Bezeichnung, Erstellzeitpunkt und letzte Nutzung. Die Tools lesen Verträge, Prüfungen und Belege und ändern nichts.
Beispiel: Frag Claude Code, welche Kündigungsfristen ungeprüft sind, und erhalte die Liste aus deinem Workspace. Die Einrichtung steht auf der MCP-Seite.