Lieferantenbewertung Vorlage: Matrix und Formeln

Eine Lieferantenbewertung-Vorlage ist eine wiederverwendbare Tabelle, mit der du Qualität, Liefertreue, Kosten und weitere Kriterien nachvollziehbar bewertest. Du vergibst Punkte, gewichtest die Kriterien und dokumentierst die Belege. So vergleichst du Lieferanten anhand derselben Maßstäbe und leitest konkrete Maßnahmen ab.

Du kannst die Vorlage direkt herunterladen oder in Excel oder Google Sheets nachbauen. Sie enthält sechs Kriterien, eine Skala von 1 bis 5, einfache Formeln und ein vollständig durchgerechnetes Beispiel. Alle Lieferantennamen und Beispielwerte sind fiktiv. Die Gewichte und Schwellen sind redaktionelle Vorschläge, keine gesetzlichen oder normativ vorgeschriebenen Grenzwerte.

Wie sieht eine direkt nutzbare Lieferantenbewertung-Vorlage aus?

Eine nutzbare Lieferantenbewertung besteht aus Stammdaten, gewichteten Kriterien, nachvollziehbaren Belegen und einer Entscheidung. Die folgende Struktur ist bewusst klein gehalten. Sie funktioniert für die regelmäßige Bewertung eines bestehenden Lieferanten und kann für den Vergleich mehrerer Anbieter dupliziert werden.

1. Kopfbereich und Bewertungsmatrix

Vorlage

Lieferantenbewertung Vorlage

Kopfbereich und gewichtete Kriterienmatrix für die regelmäßige Bewertung eines Lieferanten. Alle Beispielwerte sind fiktiv.

Kopfbereich

Lieferanten-ID

LF-042Eindeutige Zuordnung im Einkauf

Lieferant

Musterteile Nord GmbH (fiktiv)Name des bewerteten Anbieters

Warengruppe

Standard-BauteileVergleichsgruppe definieren

Bewertungszeitraum

01.07. bis 30.09.2026Gleiche Zeitbasis für alle Vergleichslieferanten

Datenstand

ERP-Auszug vom 01.11.2026Belegbasis mit Stichtag

Verantwortlich

Teamleitung EinkaufEine namentlich benannte Person

Freigabestatus

Prüfung offenEntscheidung getrennt vom Score

Muss-Kriterien

Alle erfüllt, Nachweis abgelegtZwingende Anforderungen getrennt vom Score prüfen

Maßnahme und Frist

Terminplan bis 30.11.2026Konkrete Folge der Bewertung

Nächste Überprüfung

31.01.2027Individuell festgelegter Folgetermin

Bewertungsmatrix

Bewertungskriterium	Gewichtung (%)	Punkte 1 bis 5	Gewichtete Punkte	Nachweis
Qualität	30	4	1,20	Prüfprotokoll, Reklamationen
Liefertreue	25	3	0,75	Bestell- und Wareneingangsdaten
Gesamtkosten	20	5	1,00	Angebots- und Kostenvergleich
Service	10	4	0,40	Reaktions- und Lösungszeiten
Versorgungsrisiko	10	3	0,30	Kapazitäts- und Risikoauskunft
Nachhaltigkeitsnachweise	5	4	0,20	Prüfbare, relevante Dokumente

XLSXExcel-DateiDOCXWord-DateiKostenlos, ohne Anmeldung.

Verwende für jeden Lieferanten dieselbe Warengruppe und denselben Bewertungszeitraum. Vergleiche keinen Rohstofflieferanten mit einem IT-Dienstleister, nur weil beide im selben System stehen. Unterschiedliche Leistungen brauchen eigene Kriterien und Gewichte.

2. Formeln für die Auswertung

Baue die Matrix in einem Tabellenblatt namens Bewertung nach und ergänze die Berechnung wie in dieser Tabelle. Trage die Gewichte als ganze Prozentzahlen ein, also 30 für 30 %. Die Bewertungen reichen von 1 (schwach) bis 5 (sehr gut). Die Werte in der Beispielspalte sind fiktiv.

Bewertungskriterium	Gewichtung (Spalte B)	Punkte (Spalte C)	Formel für Spalte D	Nachweis (Spalte E)
Qualität (Zeile 2)	30	4	=B2*C2/100	Prüfprotokoll, Reklamationen
Liefertreue (Zeile 3)	25	3	=B3*C3/100	Bestell- und Wareneingangsdaten
Gesamtkosten (Zeile 4)	20	5	=B4*C4/100	Angebots- und Kostenvergleich
Service (Zeile 5)	10	4	=B5*C5/100	Reaktions- und Lösungszeiten
Versorgungsrisiko (Zeile 6)	10	3	=B6*C6/100	Kapazitäts- und Risikoauskunft
Nachhaltigkeitsnachweise (Zeile 7)	5	4	=B7*C7/100	Prüfbare, relevante Dokumente
Gesamt (Zeile 8)	=SUMME(B2:B7)		=SUMME(D2:D7)	Ergebnis: 3,85 von 5

Wichtig: Die Tabelle gilt für ein Blatt mit den Spalten A bis E, wie in der Vorlage oben. Beginnen deine Kriterien nicht in Zeile 2, passe die Zellbezüge an. Trage die Formeln in die Spalte D ein. Verwende in B8 die Gewichtsprüfung =SUMME(B2:B7); das Ergebnis muss 100 sein. Alternativ berechnet =SUMMENPRODUKT(B2:B7;C2:C7)/100 in einer deutsch lokalisierten Excel-Version direkt die Gesamtpunktzahl. Die Formeln setzen numerische Eingaben voraus. Je nach Tabellenprogramm und Sprache können Funktionsnamen oder Trennzeichen abweichen.

Wenn du die Matrix für drei Lieferanten brauchst, lege für jeden Lieferanten ein eigenes Blatt an und behalte die Gewichte unverändert. Ergänze ein Übersichtsblatt mit Lieferanten-ID, Zeitraum, Gesamtpunktzahl, offenen Risiken, Entscheidung und Link zur jeweiligen Bewertung. Eine einzige Zahl ohne Nachweis ist keine belastbare Lieferantenakte.

Welche Kriterien gehören in die Lieferantenbewertung?

Geeignete Kriterien bilden die tatsächlichen Anforderungen deiner Warengruppe ab. Preis allein reicht selten. Der IHK-Praxisleitfaden zur nachhaltigen Lieferkette nennt Preis, Lieferzeit und Qualität als klassische Beschaffungskriterien. Die SAP-Dokumentation unterscheidet unter anderem Preis-, Qualitäts-, Mengen- und Zeitkennzahlen. Das sind sinnvolle Ausgangspunkte, keine Pflichtliste für jedes Unternehmen.

Bewertungskriterium	Leitfrage	Möglicher objektiver Nachweis	Typische Fehlerquelle
Qualität	Wie zuverlässig erfüllt der Lieferant Spezifikationen?	Prüflose, Abweichungen, Reklamationen	Unterschiedliche Fehlerdefinitionen
Liefertreue	Kommt die vereinbarte Menge zum bestätigten Termin?	Bestellung, Bestätigung, Wareneingang	Geänderter Termin wird unbemerkt als Soll verwendet
Gesamtkosten	Was kostet die Leistung einschließlich relevanter Nebenkosten?	Angebote, Fracht, Nacharbeit, Retouren	Nur Stückpreis statt vergleichbarer Kostenbasis
Service	Wie schnell und wirksam werden Probleme gelöst?	Tickets, Eskalationen, Maßnahmenprotokolle	Subjektive Einzelmeinungen
Versorgungsrisiko	Kann der Lieferant bei Ausfällen oder Spitzen liefern?	Kapazitätsauskunft, Alternativstandorte, Notfallplan	Fehlende Informationen werden als Sicherheit gewertet
Nachhaltigkeit und Nachweise	Liegen die für die Warengruppe relevanten Belege vor?	Selbstauskunft, Audit, Zertifikatsprüfung	Zertifikat ohne Prüfung von Geltungsbereich und Aktualität

Die Gewichtung hängt vom Beschaffungsfall ab. Für sicherheitskritische Komponenten kann Qualität entscheidend sein. Bei standardisierten Verbrauchsgütern können Verfügbarkeit und Gesamtkosten stärker ins Gewicht fallen. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) beschreibt Lieferantenmanagement als Verbindung von Auswahl, Leistungsbewertung und Entwicklung. Das spricht für eine Bewertung, die später konkrete Maßnahmen auslöst.

Trenne Leistung von Risiko: Ein Lieferant kann zuverlässig liefern und gleichzeitig ein hohes Konzentrationsrisiko darstellen. Halte kritische Risiken zusätzlich in einem separaten Feld fest. Ein hoher Durchschnitt darf ein zwingendes Ausschlusskriterium nicht kompensieren.

Wie vergebe ich Punkte von 1 bis 5?

Eine vorab definierte Skala macht Bewertungen zwischen Teams und Zeiträumen vergleichbar. Lege die Bedeutung der Stufen fest, bevor du Lieferantendaten ansiehst.

Punkte	Bedeutung	Dokumentation
Stufe 5	Anforderungen deutlich übertroffen	Konkreter, belegter Mehrwert
Stufe 4	Anforderungen erfüllt	Relevante Nachweise vorhanden
Stufe 3	Anforderungen überwiegend erfüllt	Einzelne, dokumentierte Abweichungen
Stufe 2	Anforderungen nur teilweise erfüllt	Verbesserungsmaßnahme erforderlich
Stufe 1	Wesentliche Anforderungen verfehlt	Kritische Abweichung und Eskalation

Diese allgemeine Skala reicht bei messbaren Kriterien noch nicht. Für Liefertreue sollte dein Einkauf beispielsweise schriftlich festlegen, ob pünktlich der bestätigte Termin, das vereinbarte Lieferfenster oder das tatsächliche Bedarfsdatum bedeutet. Erst danach definierst du interne Punktebänder. Dasselbe gilt für Qualitätsmängel und Reklamationen.

Liefertreue und Qualitätsquote berechnen

Eine einfache Liefertreue-Kennzahl ist:

Termintreue (%) = (pünktliche Lieferungen / bewertete Lieferungen) × 100.

Bei 46 pünktlichen Lieferungen von 50 ergibt das 92 %. Die Zahl ist ein Rechenbeispiel, kein Branchenbenchmark. Dokumentiere, ob Teillieferungen, nachträgliche Terminänderungen und Stornierungen einbezogen wurden. Andernfalls können zwei Teams mit denselben Bestellungen unterschiedliche Werte melden.

Für Qualitätsprobleme kannst du eine Reklamationsquote oder eine Fehlerquote pro geprüfter Einheit verwenden. Definiere den Nenner ausdrücklich. Reklamationen je Lieferung und fehlerhafte Teile je Million messen unterschiedliche Sachverhalte. SAP führt mehrere getrennte Qualitätskennzahlen für die Lieferantenbewertung auf.

Was passiert bei fehlenden Daten?

Fehlende Daten sind nicht automatisch null Punkte. Markiere sie als N/V (nicht verfügbar), notiere die Ursache und fordere einen Nachweis an. Ist ein wesentliches Kriterium nicht belegbar, bleibt die Entscheidung offen. Für einen vorläufigen Vergleich kannst du nur die verfügbaren Gewichte neu normieren, musst diesen Eingriff aber klar kennzeichnen. Ein vorläufiger Score darf nicht mit einem vollständigen Score verglichen werden, ohne die Datenlücke zu erläutern.

Wie berechne ich die gewichtete Gesamtpunktzahl?

Die Gesamtpunktzahl ist die Summe aus Punktewert mal Gewicht für jedes Kriterium. Ergeben die Gewichte zusammen 100 %, liegt das Ergebnis bei einer Skala von 1 bis 5 ebenfalls zwischen 1 und 5.

Formel: Gesamtscore = Σ (Kriteriumspunkte × Gewicht in %) / 100.

Beispiel für den fiktiven Lieferanten Musterteile Nord:

4 × 30/100 + 3 × 25/100 + 5 × 20/100 + 4 × 10/100 + 3 × 10/100 + 4 × 5/100 = 3,85.

Ein zweiter fiktiver Lieferant, Musterteile Süd, erhält bei identischen Gewichten die Punkte 5, 4, 3, 3, 4, 2. Daraus ergeben sich 3,90 Punkte. Süd liegt rechnerisch um 0,05 Punkte vorn. Das ist keine automatische Vergabeentscheidung: Prüfe Datenqualität, Mindestanforderungen, Ausfallrisiken und die Relevanz der geringen Differenz.

Bewertungskriterium	Gewichtung (%)	Nord: Punkte	Nord: Beitrag	Süd: Punkte	Süd: Beitrag
Qualität	30 %	4	1,20	5	1,50
Liefertreue	25 %	3	0,75	4	1,00
Gesamtkosten	20 %	5	1,00	3	0,60
Service	10 %	4	0,40	3	0,30
Versorgungsrisiko	10 %	3	0,30	4	0,40
Nachhaltigkeitsnachweise	5 %	4	0,20	2	0,10
Gesamt	100 %		3,85		3,90

Eine mögliche interne Einteilung lautet: A ab 4,20; B von 3,40 bis unter 4,20; C unter 3,40. Das sind bewusst frei gewählte Arbeitswerte. Die Grenzwerte sind weder allgemeiner Industriestandard noch ISO-Vorgabe. Lege eigene Grenzen anhand deiner Anforderungen und Fehlertoleranz fest. Beide fiktiven Lieferanten wären nach dieser Beispielregel B-Lieferanten.

Wie setze ich die Vorlage in sieben Schritten ein?

In sieben Schritten wird aus der Tabelle ein wiederholbarer Einkaufsprozess. Der wichtigste Punkt ist, die Bewertungsregeln vor der Datensichtung zu fixieren.

1. Lieferanten und Warengruppe abgrenzen

   Lege fest, welche Leistungen, Standorte und Zeiträume vergleichbar sind. Vergleiche nur Anbieter mit ähnlicher Aufgabenstellung.

2. Muss-Kriterien vorab definieren

   Dokumentiere technische, vertragliche und sonstige zwingende Anforderungen getrennt von der gewichteten Bewertung.

3. Kriterien und Gewichte abstimmen

   Einkauf, Fachbereich und bei Bedarf Qualität oder IT legen Kriterien fest. Prüfe, dass die Summe der Gewichte 100 % beträgt.

4. Datenquellen sichern

   Sammle Bestellungen, Wareneingänge, Prüfberichte, Reklamationen und abgestimmte Leistungsnachweise mit Stichtag.

5. Punkte vergeben und begründen

   Bewerte anhand der vorher festgelegten Skala. Halte bei strittigen Werten den Nachweis und die Begründung fest.

6. Score berechnen und Ausnahmen prüfen

   Kontrolliere Formeln, Gewichte, fehlende Werte und Muss-Kriterien. Lass knappe Ergebnisse durch einen zweiten Verantwortlichen prüfen.

7. Maßnahmen und Termin beschließen

   Dokumentiere Freigabe, Verbesserungsplan, Verantwortliche, Fristen und nächste Bewertung. Besprich relevante Ergebnisse mit dem Lieferanten.

Wer sollte die Bewertung freigeben?

Der Einkauf koordiniert Kriterien, Vergleichbarkeit und Lieferantenkommunikation. Der Fachbereich bestätigt, ob die Leistung im Alltag funktioniert. Das Qualitätsmanagement bewertet technische Abweichungen, wenn es beteiligt ist. Das Controlling kann bei wesentlichen Kostenfolgen prüfen. Die tatsächliche Freigabebefugnis richtet sich nach der internen Richtlinie. Notiere eine verantwortliche Person statt nur einen Teamnamen.

Wie oft sollte die Bewertung stattfinden?

Ein sinnvoller Rhythmus richtet sich nach Kritikalität, Lieferhäufigkeit und Auffälligkeiten. Für einen strategisch wichtigen Lieferanten kann eine quartalsweise Auswertung hilfreich sein. Für einen selten genutzten, unkritischen Anbieter reicht möglicherweise eine anlassbezogene Prüfung. Starte eine außerplanmäßige Neubewertung bei gravierenden Qualitätsproblemen, Lieferausfällen oder einer wesentlichen Änderung des Leistungsumfangs.

Welche Nachweise sollte ich mit der Bewertung speichern?

Eine nachvollziehbare Lieferantenbewertung verbindet Punktzahl, Datenquelle und Entscheidung. Ohne Belege bleibt der Score eine Meinung.

Dokument	Was es belegt	Verantwortlich
Bewertungsmatrix mit Versionsnummer	Kriterien, Gewichte und Ergebnisse	Einkauf
ERP-/Wareneingangsauszug	Mengen und Termine	Disposition
Reklamationsübersicht	Qualitätsabweichungen und Bearbeitung	Qualität
Angebots- und Gesamtkostenvergleich	Vergleichbare Kostenbasis	Einkauf/Controlling
Prüfbare Lieferantennachweise	Geltungsbereich und Aktualität	Zuständiger Fachbereich
Maßnahmenplan	Ursache, Verantwortliche, Termin, Status	Einkauf und Lieferant
Freigabevermerk	Entscheidung trotz möglicher Ausnahmen	Freigabeberechtigte Person

Verknüpfe den Bewertungsdatensatz mit der Lieferanten-ID und einem unveränderlichen Bewertungsdatum. Änderungen an Gewichtungen oder Skalen sollten eine neue Version erhalten. Sonst sieht eine verbesserte Punktzahl möglicherweise nur deshalb besser aus, weil die Bewertungslogik verändert wurde.

Was bedeutet ISO 9001 für die Lieferantenbewertung?

ISO 9001 behandelt in Abschnitt 8.4 die Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. Wie du Anbieter dafür auswählst, bewertest und überwachst, regelt dein Qualitätsmanagementsystem. Die konkrete Umsetzung hängt vom Geltungsbereich ab, und den genauen Wortlaut der Anforderungen liest du in der aktuellen Normfassung nach. Diese allgemeine Vorlage ist kein Nachweis einer ISO-9001-Konformität und ersetzt keine Prüfung durch die zuständige Qualitätsfunktion.

Bei Nachhaltigkeits- und Menschenrechtsthemen können zusätzliche, auf den Beschaffungsfall zugeschnittene Prüfungen nötig sein. Der IHK-Praxisleitfaden behandelt dabei Zielkonflikte zwischen klassischen Beschaffungskriterien wie Preis, Lieferzeit und Qualität und der Nachhaltigkeit in der Lieferkette. Ob bestimmte gesetzliche Pflichten für dein Unternehmen gelten, lässt sich nicht aus einer Punktetabelle ableiten.

Wie gehe ich mit schwachen Lieferantenbewertungen um?

Eine schwache Bewertung sollte eine konkrete Maßnahme auslösen, nicht nur eine rote Zelle. Ordne jede relevante Abweichung einer Ursache, einer verantwortlichen Person und einem Prüftermin zu.

Befund	Mögliche Maßnahme	Erfolgskontrolle
Wiederholt verspätete Lieferungen	Ursachenanalyse und verbindlicher Terminplan	Pünktliche Lieferungen im Folgezeitraum
Erhöhte Reklamationen	Gemeinsamer Korrekturmaßnahmenplan	Rückgang gleichartig definierter Fehler
Kostenabweichung	Vergleichbare Gesamtkosten neu prüfen	Dokumentierter Kostenvergleich
Unklare Nachweise	Aktuelle Unterlagen anfordern und prüfen	Nachweis vollständig und gültig
Kritische Abhängigkeit	Alternativlieferant oder Puffer prüfen	Umsetzbarer Kontinuitätsplan

Vermeide pauschale Sanktionen allein aufgrund eines Durchschnittswerts. Eine einzige schwere Abweichung kann wichtiger sein als mehrere gute Teilnoten. Umgekehrt kann ein vorübergehender Engpass mit einem belastbaren Verbesserungsplan beherrschbar sein. Die Entscheidung sollte Risiken, Abhängigkeiten und tatsächliche Alternativen berücksichtigen.

Wann reicht Excel, und wann ist Software sinnvoll?

Excel reicht, wenn wenige Verantwortliche einen überschaubaren Lieferantenbestand konsistent bewerten und Nachweise zuverlässig ablegen. Die Tabelle ist flexibel, verlangt aber Disziplin bei Versionen, Berechtigungen und Datenpflege.

Eine spezialisierte Lösung kann sinnvoll werden, wenn viele Standorte, Warengruppen und Freigaben beteiligt sind. Typische Anforderungen sind einheitliche Stammdaten, automatisierte Kennzahlen aus Bestellungen, Rollenrechte, Maßnahmenverfolgung und Historie. Die SAP-Hilfe dokumentiert beispielsweise getrennte operative Bewertungskennzahlen und Gewichtungsfunktionen.

Prüfe vor einer Softwareauswahl zuerst, welches Problem du lösen willst: fehlende Daten, uneinheitliche Kriterien, manuelle Freigaben oder unklare Maßnahmen. Eine Software ersetzt weder sinnvolle Gewichte noch fachliche Entscheidungen. Ein funktionierendes Tabellenmodell hilft, Anforderungen an spätere Tools konkret zu formulieren.

Welche Fehler verfälschen eine Lieferantenbewertung?

Nicht vergleichbare Zeiträume: Ein Anbieter wird anhand eines Quartals beurteilt, der andere anhand eines ganzen Jahres. Gleiche den Zeitraum an.

Gewichte nach dem Ergebnis ändern: Ein gewünschter Anbieter gewinnt erst nach Anpassung der Kriterien. Friere die Regeln vor der Bewertung ein und versioniere Änderungen.

Fehlende Daten als null Punkte: Das benachteiligt Anbieter ohne Datenbasis. Kennzeichne Lücken und fordere Nachweise an.

Preis mit Gesamtkosten verwechseln: Ein niedriger Stückpreis kann durch Transport, Ausschuss oder Nacharbeit relativiert werden. Vergleiche dieselben Kostenbestandteile.

Doppelte Kriterien: Wenn Reklamationsquote und Qualitätsbewertung denselben Fehlerbestand mehrfach gewichten, verzerrt das den Score. Prüfe die Unabhängigkeit der Kriterien.

Muss-Kriterien übersehen: Ein Anbieter mit ungeklärter zwingender Voraussetzung darf nicht durch gute Teilnoten automatisch freigegeben werden. Dokumentiere den Ausnahme- und Freigabeprozess.

Keine Folgemaßnahmen: Ein Score ohne Eigentümer und Termin verbessert nichts. Verknüpfe jede kritische Bewertung mit einer Entscheidung.

Häufige Fragen zur Lieferantenbewertung-Vorlage

Eine gute Lieferantenbewertung endet nicht bei der Zahl. Sie macht sichtbar, welche Leistung belegt ist, welche Risiken offen sind und wer als Nächstes handelt. Starte mit wenigen relevanten Kriterien und einer dokumentierten Entscheidung. Erweitere die Vorlage erst, wenn deine Daten und Prozesse das tragen.

Quellen und weiterführende Informationen

• BME: Effizientes Lieferantenmanagement in der Praxis, abgerufen am 02.11.2026.
• SAP Help Portal: Lieferantenbewertung (Dokumentation zu SAP S/4HANA Cloud Public Edition), abgerufen am 02.11.2026.
• IHK: Nachhaltiges Lieferkettenmanagement, Praxisleitfaden, abgerufen am 02.11.2026.